Tijdsbesparing via volgnummersysteem met Pharmacom

In Zuid-Holland zijn meerdere apotheken overgestapt naar het volgnummersysteem met Pharmacom koppeling. We spraken Jawad Karimi, apotheker bij Service Apotheek Scheveningen.

Voorheen werd er in de apotheek gewerkt met een simpel ‘bakker-slager’ nummertjessysteem. Maar toen Jawad hoorde van de mogelijkheden om ons digitale volgnummersysteem te koppelen met Pharmacom van PharmaPartners, was hij direct geïnteresseerd: “Ik zag er meteen de voordelen van in. Ik wil juist gebruik maken van nieuwe mogelijkheden om efficiënter te werken en tijd te besparen.” Uiteindelijk was Jawad één van de eersten die overstapte op ons volgnummersysteem met Pharmacom koppeling.

Meer privacy voor patiënten

Naast de voordelen van efficiency en tijdsbesparing, noemde Jawad nog een ander voordeel: “Patiënten ervaren veel meer privacy. Vaak vinden ze het vervelend om hun geboortedatum hardop te noemen. Dankzij de koppeling hoeven ze alleen maar een afhaalcode in te voeren bij de volgnummerzuil. Zodra ze bij de balie worden opgeroepen, is hun patiëntdashboard al geopend en weet de assistente precies wie ze voor zich heeft. En patiënten zijn vaak aangenaam verrast dat ze zo snel worden geholpen!”

Jawad ziet wel dat de wachttijdbeleving bij patiënten soms afwijkt van de werkelijkheid: “Een patiënt geeft bijvoorbeeld aan dat deze al 10 minuten staat te wachten, maar in werkelijkheid zijn het nog maar 4 minuten. Dit is dan een mooi moment om deze patiënt op de mogelijkheid van afhaalcodes te wijzen. Hiervoor hoeft alleen maar het e-mailadres bekend te zijn in het systeem.”

Ook ziet Jawad wel eens dat een patiënt vraagt hoe het kan dat iemand anders zo snel wordt geholpen. Als patiënten horen dat ze alleen hun e-mailadres achter hoeven te laten, dan willen ze dat ook. Jawad geeft aan: “Het werkt heel laagdrempelig en toegankelijk.”

Als een patiënt direct van de huisarts komt, heeft deze nog geen afhaalcode. Die patiënt komt dan in een andere wachtrij. Maar door met verschillende wachtrijen te werken, kan de personeelsplanning efficiënter worden geregeld. Zo kan er bijvoorbeeld een snelbalie voor afhaalcodes worden gecreëerd of een assistent in opleiding kan de laag-risico recepten zelfstandig afhandelen.

Betere inschatting van drukte

Voordat er in Service Apotheek Scheveningen werd gewerkt met het volgnummersysteem met Pharmacom-koppeling, was de drukte onvoorspelbaar. Jawad vertelt dat het toen lastig in te schatten was hoeveel mensen er stonden te wachten: “Dankzij het dashboard op de backoffice monitor kan er veel beter worden ingeschat hoe druk het is en hoeveel tijd er nodig is om patiënten te helpen. Als ik op het dashboard zie dat er bijvoorbeeld 6 wachtenden zijn, maar allemaal met afhaalcode, dan hoef ik niet bij te springen. Want ik weet dat die wachtrij zo is weggewerkt.”

Meer tijd voor complexe zorgvragen

Daarnaast geeft Jawad aan dat er nu meer tijd kan worden vrijgemaakt voor complexe zorgvragen: “Er is meer tijd over voor persoonlijk contact. Dat vinden zowel de patiënten als de medewerkers erg prettig.”

Combinatie met narrowcasting

In deze apotheek wordt het tonen van oproepen gecombineerd met narrowcasting. Jawad ziet hier de meerwaarde wel van in: “We tonen onafhankelijke gezondheidsinformatie en actualiteiten op het scherm. Zo proberen we de eventuele wachttijd wat aantrekkelijker te maken.”

Tot slot vroegen we of Jawad nog iets wilde meegeven aan collega-apothekers: “Het inzetten van een digitaal volgnummersysteem dat gekoppeld is aan het AIS moet geen doel op zich zijn, maar een middel om de zorg toegankelijk te houden. De apotheek is het ‘zorgknooppunt’ in de wijk. Om een infarct te voorkomen moet je de mogelijkheden gebruiken die innovatie biedt.”